3 tips pour conserver sa certification Qualiopi

Youpiii !  Optim’Conseil est certifié Qualiopi, et sans aucune non-conformité 😉

Aucun mérite me direz-vous, sachant que j’accompagne des organismes de formation jusqu’à l’obtention de la certification Qualiopi depuis plus d’un an… et que je réalise également des audits de certification Qualiopi.

Et si ! car être à la place de l’auditée est « assez » différent de la place de la consultante ou de l’auditrice. Mon système qualité est unique  et spécifique de par sa taille, les prestations que je réalise, les conditions logistiques de déroulement de mes formations, etc…

A ce propos, quand un prospect me demande un devis par mail, je lui propose tout de suite un entretien téléphonique, parce que son Système Qualité sera spécifique et donc mon accompagnement sur-mesure.

Plusieurs critères sont à prendre en compte (liste non exhaustive) :

  • Quelles sont les types de prestations proposés (formations, apprentissage, bilans de compétences, VAE ) ?
  • Quelle est la taille de l’organisme ?
  • Combien l’organisme compte-t-il de formateurs  internes ? externes ? travaille-t-il en sous-traitance ?
  • Quelles sont les conditions de réalisation des formations : dans les locaux de l’OF en interentreprise ? dans les locaux du client en intraentreprise ? dans des locaux loués pour la prestation en interentreprise ?
  • La formation représente-t-elle l’activité principale de l’organisme ou une infime partie de son activité ? Et si la partie formation est minime, l’OF a-t-il la volonté de communiquer ? Connait-il les exigences de Qualiopi à cet égard et comment peut-il en tirer profit ?

Pour me préparer à l’audit de certification, j’ai réfléchi à la construction de mon système de gestion des formations pour qu’il soit non seulement conforme au référentiel Qualiopi mais aussi et surtout structurant et à l’image de ce qu’attendent mes clients : être à l’écoute de leurs besoins, leur proposer des formations de qualité, innover en permanence dans mon domaine d’expertise.

Voilà donc Optim’Conseil certifié. Et hop ! Une bonne chose de faite ! On en reparle dans 18 mois lors de l’audit de surveillance … Mais non ! Je me dois d’améliorer mon système qualité en continu, et d’une pour éviter de rabaisser l’audit à une simple obligation règlementaire pénible, et de deux pour que mon organisation reste efficace

Pour cela, rien que pour vous, voici 3 Tips pour que votre système de gestion de la Qualité soit robuste et pérenne :

  • Utilisez un logiciel de mind-mapping (XMind8, MindMeister, …) pour ne rien oublier : une carte mentale par projet de formation, avec des liens vers les fichiers correspondants (de l’expression du besoin à l’évaluation de la satisfaction du client) , des possibilités d’ajouts de commentaires, notes, symboles et images.

  • Consignez vos éléments de veille dans un gestionnaire de bibliothèque, qui vous permet de collecter, gérer, citer et générer une bibliographie  : vous lisez un article sur LinkedIn, vous recevez une newsletter intéressante, suivez un webinaire ou un MOOC pour développer votre expertise, que ce soit dans le domaine de la réglementation de la formation (indicateur 23), de votre métier (indicateur 24) ou des innovations pédagogiques (indicateur 25), vous le référencez dans la plateforme Zotero et le retrouvez facilement grâce aux mots-clés que vous ajoutez

  • Et pour terminer, prenez du recul pour repenser votre stratégie au moins une fois par an et orientez le plan de développement des compétences de vos collaborateurs en conséquence. Même en solo, je le fais, et c’est ce qui me permet de proposer des services adaptés à la demande de mes clients

Des astuces comme celles que je viens de citer, j’en ai plein d’autres dans ma besace, glanées au fil des accompagnements que j’ai réalisés, en cherchant à proposer ce qu’il y avait de mieux pour chaque organisme.

Contactez-moi si vous voulez échanger à ce propos.

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